Zapytanie ofertowe – kompleksowa organizacja10 eventów plenerowych pn. „ŚWIĘTOKRZYSKIE W RYTMIE SLOW”
Kielce, dn. 1 czerwca 2023 r
ZAPROSZENIE DO UDZIAŁU W ZAPYTANIU OFERTOWYM
Regionalna Organizacja Turystyczna Województwa Świętokrzyskiego
zaprasza do udziału w zapytaniu ofertowym na
kompleksową organizację 10 eventów plenerowych pn. „ŚWIĘTOKRZYSKIE W RYTMIE SLOW”
I ZAMAWIAJĄCY
1. NAZWA I ADRES KORESPONDENCYJNY ZAMAWIAJĄCEGO: Regionalna Organizacja Turystyczna Województwa Świętokrzyskiego w Kielcach, 25-033 Kielce,
ul Sienkiewicza 78/IVP/2
2. NIP: 959-15-41-978.
II PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
Kompleksowa organizacja 10 eventów plenerowych pn. „ŚWIĘTOKRZYSKIE W RYTMIE SLOW” w terminach i miejscach wyszczególnionych poniżej:
- 6 lipca 2023 r. – Jastarnia;
- 7 lipca 2023 r. – Gdynia;
- 8 lipca 2023 r. – Władysławowo;
- 9 lipca 2023 r. – Koszalin;
- 10 lipca 2023 r. – Mielno;
- 11 lipca 2023 r. – Ustka;
- 12 lipca 2023 r. – Stegna;
- 14 lipca 2023 r. – Wisła;
- 15 lipca 2023 r. – Rymanów-Zdrój;
- 16 lipca 2023 r. – Zakopane.
*zastrzega się, że z przyczyn niezależnych od Zamawiającego w trakcie trwania projektu niektóre miasta mogą zostać zamienione na inne.
Zadanie realizowane jest w ramach projektu pt. „ŚWIĘTOKRZYSKIE W RYTMIE SLOW, czyli cykl działań promocyjnych na rzecz rozwoju turystyki wiejskiej i agroturystyki w postpandemicznej rzeczywistości Województwa Świętokrzyskiego”
Za kompleksową organizację 10 eventów plenerowych pn. „ŚWIĘTOKRYSKIE W RYTIE SLOW” w terminach i miejscach wyszczególnionych powyżej Zamawiający uważa:
- OBSŁUGĘ TECHNICZNĄ STREFY AGROTURYSTYCZNEJ I KAPSUŁY 5D
(MONTAŻ, DEMONTAŻ, TRANSPORT) PODCZAS 10 WYSZCZEGÓLNIONYCH EVENTÓW, KTÓRA OBEJMUJE W SZCZEGÓLNOŚCI:
- Transport wszystkich elementów strefy z miejsca przechowywania (magazynu ROT) na miejsce imprezy plenerowej pojazdem gwarantującym jego bezpieczne przewiezienie.:
- namiot na stelażu o wymiarach 3x3x2,30m,
- 2 x lada o wymiarach 100×50 cm,
- 2 x hoker,
- 6 x leżak plażowy,
- 1 x stolik kawowy,
- 4 x pufa
- materiały promocyjne (wydawnictwa i gadżety) o masie około 500kg (+/- 100 kg)
- regionalne produkty żywnościowe (suche) np. miody, śliwki w czekoladzie, jabłka, soki, wody, itp.
- Kapsuła 5D – mobilne kino o następujących wymiarach: szerokość; 2,30 m, szerokość z rozłożonymi schodami; 3 m, długość 8m+ hak (1,5 m)- 9,5 m, wysokość 3,0 m, masa 2 500 kg. Zdjęcia kapsuły w załączeniu.
- Montaż strefy wraz ze wszystkimi podłączeniami elektrycznymi obejmujący montaż kina 5D, namiotu, lad oraz rozładunek materiałów promocyjnych – każdego dnia do godziny 14.00.
- Demontaż wszystkich elementów strefy oraz podłączeń elektrycznych po zakończonej imprezie plenerowej – każdego dnia po godzinie 21.00.
- Transport wszystkich elementów strefy w miejsce kolejnej imprezy.
- Transport wszystkich elementów strefy do magazynu ROT po zakończeniu ostatniej imprezy tj. dnia 16 lipca 2023 roku.
- Wykonawca zobowiązuje się do udzielania Zamawiającemu wszelkiej pomocy technicznej (serwisu elektronicznego, informatycznego, wiązki elektrycznej, punktów świetlnych, oraz serwisu związanego z montażem strefy) w trakcie trwania imprezy (maksymalnie w ciągu 20 minut od momentu zgłoszenia problemu) poprzez osoby pozostające w dyspozycji Wykonawcy w trakcie trwania imprezy.
- ORGANIZACJĘ UDZIAŁU 2 PRZEDSTAWICIELI ROTWŚ w 10 WYSZCZEGÓLNIONYCH EVENTACH PLENEROWYCH:
Transport:
Pokrycie kosztów transportu 2 przedstawicieli ROTWŚ na trasie:
- Kielce – Jastarnia -Gdynia – Władysławowo – Koszalin – Mielno – Ustka – Stegna – Kielce
- Kielce – Wisła – Kielce,
- Kielce – Rymanów-Zdrój – Kielce,
- Kielce – Zakopane – Kielce.
Wykonawca pokrywa koszty paliwa, płatności za przejazd autostradami, drogami ekspresowymi i krajowymi, na których obowiązuje elektroniczny system poboru opłat, parkingi, oraz ponosi inne opłaty związane z transportem i niezbędne w celu wykonania usługi.
Zakwaterowanie:
- Zagwarantowanie 2 przedstawicielom ROTWŚ noclegów w hotelu (o standardzie minimum 2 gwiazdkowym), pensjonacie, apartamencie lub gospodarstwie agroturystycznym ze śniadaniem, w miejscowości, w której odbywa się event lub w miejscowości oddalonej od miejsca eventu o maksymalnie 150 km.
- Przedstawiciele ROTWŚ powinni zostać zakwaterowani w pokojach 1 osobowych. W sytuacjach wyjątkowych dopuszcza się zakwaterowanie w pokojach 2 osobowych. Wszystkie pokoje powinny posiadać łazienkę z prysznicem lub wanną.
Ilość osób:
Zamawiający przewiduje, że z usługi w terminach podanych powyżej skorzystają 2 osoby. Zamawiający zastrzega sobie prawo zwiększenia liczby osób o maksymalnie 2 osoby. Ostateczną listę osób Zamawiający przekaże, najpóźniej na 5 dni przed datą rozpoczęcia realizacji usługi.
- OBSŁUGĘ 10 WYSZCZEGÓLNIONYCH EVENTÓW:
- Zagwarantowanie obsługi Kapsuły 5D oraz namiotu promocyjnego podczas wszystkich 10 wyszczególnionych eventów w godzinach 15.00-21.00. Minimum 2 osoby.
- Przeprowadzenie 1 konkursu wiedzy o regionie podczas każdego z 10 wyszczególnionych eventów.
- Przygotowanie i przeprowadzenie degustacji produktów regionalnych podczas każdego z 10 wyszczególnionych eventów.
III OKRES REALIZACJI
Przewidywany czas realizacji zamówienia: od dnia zawarcia umowy do dnia 17 lipca 2023 roku.
IV WYKONAWCA/ZAMAWIAJĄCY:
Wykonawca powinien dysponować odpowiednią, wyspecjalizowaną kadrą posiadającą niezbędną wiedzę, umiejętności i doświadczenie w zakresie kompleksowej organizacji eventów i/lub targów turystycznych.
V KRYTERIA OCENY OFERT:
Kryterium oceny ofert jest cena – 100%. Cena podana w ofercie powinna uwzględniać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia. Nie dopuszcza się negocjacji treści oferty z wykonawcą.
VI SPOSÓB ODPOWIEDZI NA ZAPYTANIE OFERTOWE:
Odpowiedzi na zapytania proszę przesłać na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 w formie elektronicznej (skan z podpisami) na adres e-mailowy: a.szczawurska@swietokrzyskie.travel
VII TERMIN NADSYŁANIA ODPOWIEDZI
Termin nadsyłania odpowiedzi na zapytanie upływa: 12 czerwca 2023 r.
VIII INFORMACJA O WYBORZE OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ I UDZIELENIU ZAMÓWEINIA
Stosowna informacja pojawi się na stronie internetowej Zamawiającego po ocenie ofert i udzieleniu zamówienia.
IX POZOSTAŁE POSTANOWIENIA
Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania w każdej chwili bez podania przyczyny.
X ZAŁĄCZNIKI
Formularz odpowiedzi na zapytanie ofertowe.
Zadnie dofinansowane ze środków Ministerstwa Sportu i Turystyki
