Zapytanie ofertowe – kampania promocyjna Świętokrzyskie w rytmie SLOW
Kielce, dn. 08 maja 2023 r
ZAPROSZENIE DO UDZIAŁU W ZAPYTANIU OFERTOWYM
Regionalna Organizacja Turystyczna Województwa Świętokrzyskiego
zaprasza do udziału w zapytaniu ofertowym na
przeprowadzenie kampanii promocyjnej w mediach społecznościowych (Facebook i Instagram)
pt. ŚWIĘTOKRZYSKIE W RYTMIE SLOW
I ZAMAWIAJĄCY
1. NAZWA I ADRES KORESPONDENCYJNY ZAMAWIAJĄCEGO: Regionalna Organizacja Turystyczna Województwa Świętokrzyskiego w Kielcach, 25-033 Kielce,
ul Sienkiewicza 78/IVP/2
2. NIP: 959-15-41-978.
II PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest zaplanowanie i przeprowadzenie kampanii
w mediach społecznościowych (Facebook i Instagram) z wykorzystaniem prowadzonych przez Zamawiającego na ww. portalach fanpage’y i kont firmowych:
a. https://www.instagram.com/swietokrzyskie_travel
b. https://www.facebook.com/SWIETOKRZYSKIE
2. Termin realizacji kampanii: od dnia podpisania umowy do 31 października 2023 r.
3. Budżet kampanii: 50 tys. złotych brutto (całkowity budżet kampanii uwzględniający kampanię postów sponsorowanych, koszty operacyjne i wynagrodzenie Wykonawcy).
4. Cele kampanii:
• Prezentacja województwa świętokrzyskiego, jako obszaru idealnego na wypoczynek wiejski stosownie do założeń turystyki wiejskiej i slow tourism
• Zainteresowanie odbiorców ofertą turystyki wiejskiej i agroturystyki w Świętokrzyskiem
• Wzbudzenie świadomości o pozytywach płynących z korzystania z ofert turystyki wiejskiej
• Pobudzenie zainteresowania korzyściami, wynikającymi ze zwolnienia tempa życia i zadbania o zdrowie i harmonię
• Zainspirowanie odbiorców do zwiedzania dziedzictwa historycznego i przyrody Świętokrzyskiego
• Zachęcenie do doceniania lokalnych produktów i kuchni regionalnej
• Zwrócenie uwagi na ciekawe wydarzenia i ludzi, którzy budują ciekawą ofertę na obszarach wiejskich
• Zaprezentowanie turystyki aktywnej jako formy poznawania regionu.
5. Grupa docelowa kampanii:
a. mieszkańcy Polski, a w szczególności województw: świętokrzyskiego, małopolskiego, mazowieckiego, łódzkiego, lubelskiego, śląskiego, podkarpackiego – szczególnie mieszkańcy miast powyżej 150 000 mieszkańców oraz mieszkańcy największych polskich miast wojewódzkich
b. osoby mobilne, często podróżujące, zainteresowane turystyką, preferujące zdrowy styl życia; zainteresowane wypoczynkiem na wsi, kuchnią regionalną, zwiedzaniem, sportami, w tym turystyką rowerową, kajakową, pieszą)
c. wiek: 25-60 lat;
6. Zakres działań Wykonawcy w ramach kampanii:
a. stworzenie we współpracy z Zamawiającym bieżącej strategii, harmonogramu działań i publikacji postów na cały okres współpracy:
ogólny harmonogram powinien zostać przedstawiony do akceptacji Zamawiającego w ciągu pięciu dni roboczych od dnia udzielenia zamówienia;
Wykonawca będzie zobowiązany do przesłania do akceptacji Zamawiającego scenariusza postów na dwa tygodnie do przodu (treść postu, grafika/video. Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego uwzględnienia uwag Zamawiającego;
b. posty:
w ramach kampanii powstanie minimum 70 postów na 2 profile, w tym minimum 30 postów video (na rolki lub / i relacje) oraz min. 5 dwuminutowych filmów w orientacji poziomej
publikacja min. 2 postów tygodniowo
posty płatne mają uzyskać zasięg płatny na poziomie min. 20 000 użytkowników;
w ramach kampanii ilość obserwujących profil SWIETOKRZYSKIE ma wzrosnąć o minimum 15 tys., a profil SWIETOKRZYSKIE_TRAVEL o minimum 1 tys.
c. główne tematy kampanii:
unikatowa przyroda, idealne warunki do uprawiania sportów (m.in. rower, kajak, turystyka piesza), wyjątkowa historia – dziedzictwo kultury, regionalne jedzenie, produkty regionalne, ciekawe wydarzenia, wyjątkowe obiekty noclegowe na obszarach wiejskich, ciekawi ludzie i ich otoczenie (lokalni artyści), dbanie o zdrowie i inne wpisujące się w tematykę slow tourism.
d. dostosowanie publikowanych treści pod aktualnie panujące trendy w social media;
aktywne przygotowanie materiałów;
tworzenie użytecznych, unikalnych i angażujących treści;
dbanie o właściwą prezentację materiałów video wraz z obróbką graficzną i tekstową stosownie do trendów rolek i relacji w social media
dostosowanie postów pod aktualnie panujące trendy w social media;
e. bieżąca komunikacja ze społecznością w komentarzach oraz za pomocą wiadomości do strony;
f. opieka graficzna nad całością treści pojawiających się na stronie zgodnie
z przyjętą identyfikacją wizualną; Zamawiający posiada bank zdjęć, który udostępni na czas realizacji zamówienia; dodatkowo Zamawiający wymaga od Wykonawcy wykorzystania własnych odpowiednio dobranych zdjęć / materiałów video
g. profesjonalne zarządzanie kampaniami sponsorowanymi.
7. Wszystkie określone w pkt. 7 działania realizowane będą w porozumieniu
z Zamawiającym.
8. Wykonawca przygotuje raport zbiorczy z przeprowadzonej kampanii; składowe raportu:
a. printscreeny wszystkich postów zamieszczonych na Facebooku i Instagramie – łącznie min. 140
b. całkowity zasięg postów;
c. informacja o najlepszych postach (postach o największym zasięgu, postach tworzących największe zaangażowanie);
III WYKONAWCA/ZAMAWIAJĄCY
1. Wykonawca powinien dysponować odpowiednią, wyspecjalizowaną kadrą posiadającą niezbędną wiedzę, umiejętności i doświadczenie w zakresie produkcji filmów oraz realizacji kampanii marketingowych w mediach społecznościowych.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo oceny i modyfikacji proponowanych strategii i rozwiązań.
IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA: do dn. 20 listopada 2022 r.
V. KRYTERIA OCENY OFERT
Maksymalnie Zamawiający może przyznać 100 punktów. Zamówienie udzielone zostanie Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów. Punkty przyznawane będą według następujących kryteriów:
1. Kryterium wykorzystania budżetu kampanii na kampanię postów sponsorowanych – maksymalnie 20 pkt.
W kryterium ocenie podlegać będzie wartość procentowa budżetu całej kampanii. Należy wykazać, jaka kwota budżetu kampanii będzie przeznaczona na kampanię płatną.
2. Umiejętność przygotowania treści do postów – maksymalnie 40 pkt.
W tym kryterium ocenie podlegać będzie atrakcyjność przygotowanych treści, zgodność postów z celami kampanii i założeniami określonymi w niniejszym zamówieniu. Ocenie podlegać będą następujące kryteria:
copywriting – umiejętność tworzenia treści nastawionych na realizację celów kampanii zgodnie z wymogami mediów społecznościowych (od 0 do 10 punktów) – w tym przypadku wykonawca proszony jest o stworzenie tekstu do posta dedykowanego kampanii „Świętokrzyskie w rytmie slow”
estetyczny materiał graficzny – umiejętność tworzenia angażujących treści wizualnych (od 0 do 10 punktów) – w tym przypadku wykonawca jest proszony o stworzenie grafiki do posta dedykowanego kampanii „Świętokrzyskie w rytmie slow”
Ocenie podlegać będą posty przedstawione do oceny Zamawiającego w formularzu oferty. W ofercie należy przedstawić treść (zawierającą wszystkie elementy, takie jak tekst, linki, emotikony) i proponowane elementy graficzne.
estetyczny i atrakcyjny materiał filmowy (2 przykładowe filmy)– umiejętność tworzenia angażujących treści wizualnych (od 0 do 20 punktów) – w tym przypadku wyjątkowo wykonawca może pokazać zrealizowane wcześniej projekty o tematyce turystycznej. W formularzu można zamieścić linki do plików filmowych.
Kryterium będzie oceniane przez zespół powołany przez dyrektor biura Zarządu Regionalnej Organizacji Turystycznej Województwa Świętokrzyskiego. Zespół będzie składał się z trzech osób. Każdy z członków zespołu dokona oceny na indywidualnej karcie. Podany wynik będzie odzwierciedleniem średniej punktów przyznanych w ramach ocenianych podkryteriów przez poszczególnych członków zespołu.
3. Wykaz zrealizowanych usług: doświadczenie w realizacji projektów filmowych lub / i kampanii w mediach społecznościowych – maksymalnie 40 punktów
W tym kryterium ocenie podlegać będzie ilość zrealizowanych projektów i / lub kampanii w mediach społecznościowych w miesięcznym budżecie min. 20 tys.
złotych brutto w terminie do 5 lat wstecz. Wykonawca deklaruje ilość zrealizowanych projektów w formularzu oferty.
Punkty przyznawane będą według przedziałów:
Brak zrealizowanych projektów / kampanii – 0 pkt.
Od 1 do 3 zrealizowanych projektów / kampanii –10 pkt.
Od 4 do 7 zrealizowanych projektów / kampanii – 20 pkt.
Od 8 do 9 zrealizowanych projektów / kampanii – 30 pkt.
10 lub więcej zrealizowanych projektów / kampanii – 40 pkt.
VI. SPOSÓB ODPOWIEDZI NA ZAPYTANIE OFERTOWE
1. Odpowiedzi na zapytania proszę przesłać na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 w formie elektronicznej (skan z podpisami) na adres e-mailowy: a.falikowska @swietokrzyskie.travel .
VII. TERMIN NADSYŁANIA ODPOWIEDZI NA ZAPROSZENIE:
1. Termin nadsyłania odpowiedzi na zapytanie upływa: 16 maja 2023 r.
VIII. POZOSTAŁE POSTANOWIENIA
Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania w każdej chwili bez podania przyczyny.
X. ZAŁĄCZNIKI
1. Formularz odpowiedzi na zapytanie ofertowe.
2. Informacja o wyborze oferty najkorzystniejszej
Zadnie dofinansowane ze środków Ministerstwa Sportu i Turystyki
