Ogłoszenie o naborze na stanowisko Specjalisty ds mediów w projekcie Trasy rowerowe w Polsce Wschodniej-promocja

Kielce, dn. 23.03.2015 r.

 

REGIONALNA ORGANIZACJA TURYSTYCZNA WOJEWÓDZTWA ŚWIĘTOKRZYSKIEGO

ogłasza nabór na stanowisko 

Specjalisty do spraw mediów 

w projekcie “Trasy Rowerowe w Polsce Wschodniej  – promocja”

Zakres obowiązków dla specjalisty ds. mediów:
1. Prace związane z przygotowaniem postępowań przetargowych krajowych i unijnych:
– opracowanie ogólnych założeń, dotyczących przygotowywanej procedury (zgodnie z ustawą PZP), dotyczącej  zakupu reklamy w telewizji, radiu i prasie drukowanej  (koncepcja dotycząca rodzajów product placementu, multisponsoringów, telewizji śniadaniowych i projektowania kampanii spotowych i modułowych) – wszystkie założenia skorelowane z wytycznymi zawartymi w karcie produktów dla mediów i PR w ramach projektu Green Velo, 
– konsultacje z nadawcami telewizyjnymi, radiowymi oraz z wydawcami prasy codziennej, kolorowej
– dostosowywanie przygotowywanych postępowań w trybie przetargu i w trybie wyłączenia z ustawy PZP do wskaźników zawartych w umowie o dofinansowanie oraz środków finansowych na te działania przeznaczonych
– wstępne szacowanie całkowitej wartości zamówienia (we własnym zakresie, na podstawie dotychczasowych doświadczeń i przetargów oraz informacji ze stron internetowych)
– konsultacja ogólnych założeń z ekspertami, konsultantami i pracownikami
zaangażowanymi w projekt, kierownikiem projektu oraz wszystkimi partnerami w poszczególnych województwach,
– przygotowanie szczegółowej specyfikacji opisu przedmiotu zamówienia,
– konsultacja szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia z partnerami, kierownikiem i innymi osobami zaangażowanymi w projekt oraz naniesienie ich uwag,
– przygotowanie dokumentacji koniecznej do przeprowadzenia szacowania kosztów realizacji przedmiotu zamówienia oraz przeprowadzenie procedury szacowania w tym:
przygotowanie formularza wyceny, opisu przedmiotu zamówienia, zebranie bazy teleadresowej do firm mogących wykonać dane zamówienia, wysłanie zestawu dokumentów do firm, archiwizacja maili,
– zebranie szacunkowych kosztorysów, archiwizacja otrzymanych ofert wyceny, sporządzenie protokołu ustalenia wartości zamówienia,
– przygotowanie minimalnych warunków udziału Wykonawców w postępowaniu
przetargowym np. zakres doświadczenia potencjalnych Wykonawców wykaz
zrealizowanych usług/dostaw, wymagania co do osób zaangażowanych w realizację
przedmiotu zamówienia,
– opracowanie kryteriów oceny ofert do postępowania przetargowego,
– opracowanie założeń do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia takich jak: wniesienie wadium itp.,
– opracowanie ogólnych warunków, które mają zostać zawarte w umowie np.:
zakres przeniesienia praw autorskich na Zamawiającego, gwarancja należytego
wykonania umowy, określenie systemu kar za nienależyte wywiązywanie się z
postanowień umownych,
– konsultacje z kancelarią prawną, dotyczące wyboru właściwego postępowania
przetargowego bądź innego typu zgodnie z ustawą PZP
– przygotowanie ostatecznej dokumentacji do postępowania: uszczegółowienie i
dostosowanie do otrzymanych wycen opisu przedmiotu zamówienia, opracowanie
wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie dokonania wydatków oraz planu prac
do wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie dokonania wydatków,
– inne czynności związane z ogłoszeniem postępowania przetargowego, postępowań z wyłączeniem ustawy PZP i innych przewidzianych rodzajów postępowań z ustawie PZP,
– konsultacje z kancelarią prawną, mające na celu wypracowanie ostatecznej
wersji wszystkich dokumentów związanych z wszczęciem postępowania
przetargowego, postępowania z wyłączeniem ustawy PZP i innych przewidzianych rodzajów postępowań z ustawie PZP,
– odpowiadanie na pytania dotyczące SIWZ i OPZ w zakresie zagadnień merytorycznych,
– udział w obradach komisji przetargowej i wszystkich czynnościach związanych jej pracą,
– udział w przygotowaniu ostatecznej wersji umowy do podpisania przez
wyłonionego Wykonawcę,
– przygotowanie szczegółowego harmonogramu współpracy z wyłonionym Wykonawcą,
– udział w spotkaniu, na którym dochodzi do podpisania umowy z wyłonionym
Wykonawcą, ustalanie szczegółów związanych z dalszą współpracą z Wykonawcą,
Przygotowanie protokołów odbioru częściowego i całościowego, przyjęcie i
sprawdzenie poprawności wystawionej faktury, opisanie faktury i przekazanie
jej do zapłaty,
– archiwizacja całej dokumentacji związanej z postępowaniem przetargowym zarówno w wersji elektronicznej jak i papierowej,
2.  zlecanie i realizacja działań w zakresie planowania i zakupu mediów w tym: nadzór nad wykonaniem zamówienia przez wykonawców, w odniesieniu do niżej wskazanych kanałów mediowych.
Telewizja
Wymagany minimalny zakres wykorzystania:
a)    lokowanie produktu tzw. Product Placement,
b)    promocja z wykorzystaniem tzw. telewizji śniadaniowej,
c)     kampania spotowa w TV ogólnopolskiej,
d)    multisponsoring,
e)     przygotowanie materiałów do emisji.

Radio
Wymagany minimalny zakres wykorzystania:
a)     audycje sponsorowane w rozgłośniach regionalnych,
b)    kampania spotowa o zasięgu ogólnopolskim,
c)     kampania spotowa w radiach regionalnych,
d)    sponsoring w radiu ogólnopolskim,
e)     udział jako partner w akcji radiowej.

Prasa
Działania promocyjno-informacyjne realizowane będą z wykorzystaniem całego
wachlarza tytułów obejmujących prasę branżową (rowerową), prasę regionalną,
prasę ogólnopolską, prasę opiniotwórczą, prasę lifestylową oraz prasę
turystyczną.
Wymagany minimalny zakres wykorzystania: 
a)    reklama prasowa modułowa, 
b)    wywiad aranżowany
c)    relacja z pobytu
d)    insert

3. udział jako wsparcie obsługi medialnej w targach.

Obowiązkiem pracownika będzie także wyjazd na wybrane imprezy targowe i spotkania z dziennikarzami

4. organizacja konferencji prasowych i innych form spotkań z mediami-  ustalenie dokładnych terminów i miejsc organizacji konferencji oraz innych form relacji z mediami
   – przygotowanie scenariuszy konferencji,
    – ustalenie listy osób które zasiadać będą przy stole prezydialnym w tym
przydzielenie ról, przygotowanie krótkich informacji do przemówień
wprowadzających i wysyłka do wybranych adresatów,
   – ustalanie z Zamawiającym i partnerami regionalnymi, listy członków zespołu projektowego do zaproszenia na konferencje (dyrektorzy jednostek,
przedstawiciele ROT, koordynatorzy), a następnie wysyłka zaproszeń w formie
rozmowy telefonicznej, wiadomości elektronicznej lub pisemnej,
  – przeprowadzenie kluczowych rozmów z osobami decyzyjnymi w każdym
regionie w zakresie ustalenia strategii komunikacji na konferencje,
w szczególności w zakresie trudnych pytań, oraz odpowiedzi oraz scenariuszy
kryzysowych,
  – druki i powielanie materiałów prasowych 
  – wgrywanie materiałów prasowych na pen-drivy lub inne nośniki danych,  – pozyskanie materiałów do prezentacji multimedialnych, a następnie przygotowanie prezentacji,
  – przygotowanie tzw. koziołków na stół prezydialny
 – przygotowanie materiałów reklamowych dla dziennikarzy i uczestników konferencji
 – nadzór logistyczny nad prawidłowością realizacją konferencji, w tym
przygotowanie miejsca, w którym odbywać będzie się konferencja (umiejscowienie
ścianki prasowej, roll-upów, ułożenie stołów, ulokowanie cateringu, sposób
dystrybucji materiałów prasowych, aranżacja stołu prezydialnego itp.).
    
5. raportowanie
Pracownik będzie miał obowiązek zebrać od nadawców i emitentów kampanii
reklamowych wszelkich dostępnych raportów dotyczących zasięgu i skuteczności
przeprowadzonych kampanii reklamowych w prasie i radiu i
telewizji. Raport powinien zawierać również wszystkie zgromadzone wycinki  i
publikacje, a także obliczony tzw. ekwiwalent reklamowy.

Wymagania konieczne wobec kandydatów:
– wykształcenie wyższe magisterskie (potwierdzone dyplomem ukończenia szkoły
wyższej),
– wykształcenie dodatkowe, podyplomowe w zakresie PR
–  minimum 5-letnie doświadczenie w pracy,  w tym na stanowisku związanym z PR oraz raportowaniem   
–  doświadczenie na stanowisku kierowniczym związanym z organizacją pracy administracyjnej 
–  doświadczenie w tworzeniu i nadzorowaniu kampanii PR, kontaktów z mediami 
– dobra znajomość obsługi komputera (MS Office: Outlook, Word, Excel),
–   bardzo dobra znajomość ustawy Prawo Zamówień Publicznych,
–   kreatywność, duża odporność na stres, otwartość na zmiany,
– nastawienie prospołeczne, rozwinięte zdolności interpersonalne i umiejętność
pracy w zespole, komunikatywność i samodzielność w działaniu, umiejętność
strategicznego myślenia i działania, zdolność analizowania sytuacji,
dostrzegania relacji, porównywania danych i wyciągania wniosków, efektywnego
organizowania pracy własnej, sumienność i terminowość wykonywania zadań.

Wymagania pożądane wobec kandydata:
– Prawo jazdy kat. B

Oferujemy:
– zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, wymiar czasu pracy pełen etat w okresie 01.04.2015-31.12.2015,
–  możliwość rozwoju zawodowego w branży turystycznej.

Miejsce pracy – Kielce

Kandydaci proszeni są o złożenie następujących dokumentów:

1. CV zawierające aktualne zdjęcie kandydata wraz z listem motywacyjnym,
2. Dokumenty poświadczające wykształcenie oraz inne przydatne umiejętności w
tym ukończone kursy i szkolenia – (kopie poświadczone za zgodność z
oryginałem)
3. Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych zawartych w
ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie
z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku
o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.),
4. Oświadczenie o niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie oraz o
pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystaniu z pełni praw publicznych,
według wzoru stanowiącego załącznik do niniejszego ogłoszenia.

Dopuszcza się składanie ofert tylko w formie pisemnej, pocztą lub osobiście pod adresem:
Regionalna Organizacja Turystyczna Województwa Świętokrzyskiego
Biuro Projektu Trasy Rowerowe w Polsce Wschodniej – promocja,
ul. Ściegiennego 2 lokal 39, 25-033 Kielce (Wojewódzki Dom Kultury)
do dnia 26.03.2015 do godz. 16.00.

Oferta powinna zostać opakowana w zaklejoną kopertę, tak aby nie można było
zapoznać się z jej treścią do czasu otwarcia oferty, z dopiskiem o treści
“Oferta pracy na stanowisko – Specjalista do spraw mediów”.
W przypadku ofert przesłanych za pośrednictwem poczty, koperta może zawierać
wskazanie imienia i nazwiska oferenta oraz adres zwrotny. Za termin wpłynięcia
oferty uznaje się datę wpływu do Biura Zarządu ROT.
Rekrutacja zostanie przeprowadzona w dwóch etapach:
1.Ocena spełnienia przez kandydatów wymogów formalnych
2.Rozmowa kwalifikacyjna  z kandydatami
Celem rozmowy kwalifikacyjnej będzie weryfikacja posiadanych kompetencji w szczególności umiejętności określonych jako pożądane dla przedmiotowego stanowiska pracy.

Kandydatury osób, które nie złożyły wszystkich wymaganych dokumentów lub informacje zawarte w dokumentach nie potwierdzają wymagań zawartych w konkursie zostaną odrzucone.
Regionalna Organizacja Turystyczna Województwa Świętokrzyskiego zastrzega sobie możliwość kontaktu jedynie z wybranymi kandydatami.
Z kandydatami, którzy zostali zakwalifikowani do kolejnego etapu rekrutacji przeprowadza się rozmowę kwalifikacyjną.
ROTWŚ zastrzega sobie prawo do zamknięcia rekrutacji bez wyboru konkretnego kandydata. 
 
Uwaga!
Rozmowy kwalifikacyjne planowane są w dniach  27- 30 marca. Przybliżony termin
rozpoczęcia pracy – 1 kwietnia 2015 r.

Kontakt:

Regionalna Organizacja Turystyczna Województwa Świętokrzyskiego
(Wojewódzki Dom Kultury), 
ul. Ściegiennego 2, 
25-033 Kielce
tel. 41 361 80 57, 
www.rot.swietokrzyskie.travel, 
Osoba do kontaktu: Jarosław Panek , tel. 41 361 80 57 

Załączniki
Ogłoszenie wraz z oświadczeniem o niekaralności za przestępstwo umyślne oraz posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystaniu w pełni z praw publicznych