ogłasza nabór na stanowisko
Specjalista do spraw wydawnictw i materiałów promocyjnych
w projekcie „Trasy rowerowe w Polsce Wschodniej – promocja”
Zakres obowiązków:
1. Zadania w zakresie wykonania wydawnictw promocyjnych
Prace związane z przygotowaniem postępowań unijnych:
– opracowanie ogólnych założeń dotyczących przygotowywanej procedury przetargowej dot. wydawnictw (koncepcja dotycząca rodzaju wydawnictw np. mapa, folder, ulotka; danych technicznych: papier, format, ilość stron, wersji językowych, segmentu odbiorców, nakładu poszczególnych wydawnictw – wszystkie założenia skorelowane z wytycznymi zawartymi w karcie produktów dla wydawnictw w ramach projektu Green Velo, konsultacje z firmami poligraficznymi, kartograficznymi, wydawniczymi);
– dostosowywanie przygotowywanych postępowań przetargowych do wskaźników zawartych w umowie o dofinansowanie oraz środków finansowych na to przeznaczonych;
– wstępne szacowanie całkowitej wartości zamówienia (we własnym zakresie, na podstawie dotychczasowych doświadczeń i przetargów oraz informacji ze stron internetowych),
– konsultacja ogólnych założeń z ekspertami, konsultantami i pracownikami zaangażowanymi w projekt, kierownikiem projektu oraz wszystkimi partnerami w poszczególnych województwach,
– przygotowanie szczegółowej specyfikacji opisu przedmiotu zamówienia,
– konsultacja szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia z partnerami, kierownikiem i innymi osobami zaangażowanymi w projekt oraz naniesienie ich uwag,
– przygotowanie dokumentacji koniecznej do przeprowadzenia szacowania kosztów realizacji przedmiotu zamówienia oraz przeprowadzenie procedury szacowania: przygotowanie formularza wyceny, opisu przedmiotu zamówienia, zebranie bazy teleadresowej do firm mogących wykonać dane zamówienia, wysłanie zestawu dokumentów do firm, archiwizacja maili,
– przygotowanie opisu dotyczącego sposobu dostawy wydawnictw do biura projektu i partnerów oraz innych instytucji,
– przygotowanie ilościowego i jakościowego podziały wydawnictw pomiędzy poszczególnych partnerów, innych instytucji i dla biura projektu,
– zebranie szacunkowych kosztorysów, archiwizacja otrzymanych ofert wyceny, sporządzenie protokołu ustalenia wartości zamówienia,
– przygotowanie minimalnych warunków udziału Wykonawców w postępowaniu przetargowym np. zakres doświadczenia potencjalnych Wykonawców – wykaz zrealizowanych usług/dostaw, wymagania co do osób zaangażowanych w realizację przedmiotu zamówienia,
– opracowanie kryteriów oceny ofert do postępowania przetargowego,
– opracowanie założeń do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia takich jak: wniesienie wadium itp.,
– opracowanie ogólnych warunków, które mają zostać zawarte w umowie np.: zakres przeniesienia praw autorskich na Zamawiającego, gwarancja należytego wykonania umowy, określenie systemu kar za nienależyte wywiązywanie się z postanowień umownych,
– konsultacje z kancelarią prawniczą dotyczące wyboru właściwego postępowania przetargowego,
– przygotowanie ostatecznej dokumentacji do postępowania: uszczegółowienie i dostosowanie do otrzymanych wycen opisu przedmiotu zamówienia, opracowanie wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie dokonania wydatków oraz planu prac do wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie dokonania wydatków,
– inne czynności związane z ogłoszeniem postępowania przetargowego,
– konsultacje z kancelarią prawniczą mające na celu wypracowanie ostatecznej wersji wszystkich dokumentów związanych z wszczęciem postępowania przetargowego,
– odpowiadanie na pytania dotyczące SIWZ i OPZ w zakresie zagadnień merytorycznych,
– udział w obradach komisji przetargowej i wszystkich czynnościach związanych jej pracą,
– udział w przygotowaniu ostatecznej wersji umowy do podpisania przez wyłonionego Wykonawcę,
– przygotowanie szczegółowego harmonogramu współpracy z wyłonionym Wykonawcą,
– udział w spotkaniu na którym dochodzi do podpisania umowy z wyłonionym Wykonawcą, ustalanie szczegółów związanych z dalszą współpracą z Wykonawcą,
Realizacja zadań zleconych w postępowaniach unijnych (realizacja zadań w ramach dwóch postępowań unijnych):
W ramach postępowań unijnych powstanie około 170 różnego rodzaju wydawnictw. Współpraca z Wykonawcami wyłonionymi w przetargach będzie polegała na:
• przygotować wraz z Wykonawcami szereg materiałów do dalszej obróbki: opracowane teksty, kilkaset zdjęć do zamieszczenia w wydawnictwach, rysunki i grafiki wypracowane w ramach wcześniejszych działań ze wskazaniem w jaki sposób i w jakich wydawnictwach mają być wykorzystane,
• bieżące i stałe konsultacje oraz spotkania na każdym etapie realizacji umowy z Wykonawcą oraz z wszystkimi partnerami projektu (z województw objętych projektem) dot. projektów graficznych, opracowywanych tekstów, wykonanych tłumaczeń, zamieszczonych zdjęć, grafik wykonanych w ramach postępowania przez Wykonawcę np. rysunków obrazujących atrakcje turystyczne, piktogramów,
• konsultacje w zakresie opracowywanych przez Wykonawcę profili szlaku Green Velo (12 profili x 3 rodzaje wydawnictw, w każdym z trzech rodzajów profil będzie miał inny wygląd, inny stopień dokładności, będzie prezentował inne informacje),
• opracowanie list: miejsc/obiektów do których Wykonawca ma za zadanie wykonać grafiki; miejsc/obiektów do których Wykonawca ma wykonać zdjęcia, miejsc/obiektów do których Wykonawca ma napisać teksty oraz konsultacje list z wszystkimi partnerami,
• sprawdzanie dokładności i poprawności przedstawionych map, zawartości tych map, przebiegu szlaku Green Velo i innych szlaków turystycznych głównie rowerowych, lokalizacji wszystkich rodzajów atrakcji turystycznych: kulturowych, przyrodniczych itp., infrastruktury turystycznej, nazw miast i miejscowości, przebiegu dróg, zasięgu map i planów miejscowości,
• konsultacje i korekty tekstów,
• sprawdzanie danych teleadresowych zamieszczonych w wydawnictwach itp.;
• sporządzanie i przekazywanie Wykonawcy uwag dot. ww. czynności a następnie sprawdzanie kompletności wprowadzania uwag przez Wykonawcę,
• korekta merytoryczna, stylistyczna i redakcyjna zamieszczonych tekstów przed składem oraz po składzie wydawnictw we wszystkich wersjach językowych,
• konsultacje związane z poprawnością dokonanych tłumaczeń na języki: angielski, niemiecki, rosyjski i ukraiński,
• wymiana zdjęć i korekta podpisów pod zdjęciami,
• akceptowanie poszczególnych etapów powstawania wydawnictw od momentu wyboru szaty graficznej aż po ostateczną akceptację wydawnictw do druku.
• opracowanie planu dystrybucji i bazy adresowo-ilościowej dotyczących dostawy wydawnictw do siedziby biura projektu oraz do wszystkich partnerów i innych instytucji do których mają trafić wydawnictwa (podział ilości i wersji językowych),
• czynności związane z odbiorem ilościowym i jakościowym wydawnictw: sprawdzenie jakości druku, zgodności druku z zaakceptowaną wersją wydawnictw do druku, przeliczenie ilości dostarczonych wydawnictw, sprawdzenie prawidłowości opakowania i opisania opakowań, w których Wykonawca dostarczył wydawnictwa, magazynowanie wydawnictw,
• przygotowanie protokołów odbioru częściowego i całościowego, przyjęcie i sprawdzenie poprawności wystawionej faktury, opisanie faktury i przekazanie jej do zapłaty,
• archiwizacja całej dokumentacji związanej z postępowaniem przetargowym zarówno w wersji elektronicznej jak i papierowej,
2. Zadania w zakresie wykonania materiałów reklamowych: gadżety, rowery (procedura wyboru wykonawców w zakresie wykonania rowerów, została przeprowadzona wcześniej, obecnie realizowany będzie ich odbiór i dystrybucja; procedura wyboru wykonawców w zakresie wykonania gadżetów jest w trakcie realizacji):
• bieżące i stałe konsultacje oraz spotkania na każdym etapie realizacji umowy z Wykonawcą, z wszystkimi partnerami projektu oraz z pracownikami PARP dot. projektów graficznych materiałów reklamowych oraz sposobu i techniki umieszczenia logotypów unijnych,
• sprawdzanie dokładności i poprawności zamieszczonych logotypów szlaku Green Velo i logotypów unijnych,
• sporządzanie i przekazywanie Wykonawcy uwag z biura projektu i od partnerów dot. ww. czynności a następnie sprawdzanie kompletności wprowadzania uwag przez Wykonawcę,
• akceptowanie ostatecznych projektów graficznych materiałów reklamowych,
• opracowanie planu dystrybucji i bazy adresowo-ilościowej dla Wykonawcy dotyczące dostawy materiałów reklamowych, rowerów, ubrań do siedziby biura projektów oraz do wszystkich partnerów i innych instytucji,
• czynności związane z odbiorem ilościowym i jakościowym materiałów reklamowych, rowerów, ubrań: sprawdzenie jakości materiałów, zgodności z opisem przedmiotu zamówienia, przeliczenie ilości dostarczonych gadżetów, sprawdzenie prawidłowości opakowania i opisania opakowań, w których Wykonawca dostarczył materiały reklamowe, rowery, ubrania, ich magazynowanie,
• przygotowanie protokołów odbioru częściowego i całościowego, przyjęcie i sprawdzenie poprawności wystawionej faktury, opisanie faktury i przekazanie jej do zapłaty,
3. Zadania w zakresie budowania banku wizerunków (procedura wyboru wykonawców fotografii została przeprowadzona wcześniej, obecnie realizowane są kolejne jej etapy)
• bieżące i stałe konsultacje na każdym etapie realizacji umowy z Wykonawcą oraz z wszystkimi partnerami projektu dot. akceptacji przedstawionych do wyboru fotografii,
• sporządzanie i przekazywanie Wykonawcy uwag z biura projektu i od partnerów dot. wykonanych zdjęć, konieczności poprawy ujęć, uwzględnienia wytycznych dot. modeli, ukazanego na zdjęciu planu itp.
• akceptowanie ostatecznej listy zdjęć w ramach danego etapu w uzgodnieniu z wszystkimi partnerami, sprawdzenie poprawności podpisów plików pod zdjęciami,
• sprawdzenie oświadczeń na wykorzystanie i rozpowszechnianie wizerunku modeli biorących udział w sesjach zdjęciowych,
• czynności związane z odbiorem ilościowym i jakościowym fotografii, przygotowanie protokołów odbioru częściowego i całościowego, przyjęcie i sprawdzenie poprawności wystawionej faktury, opisanie faktury i przekazanie jej do zapłaty,
• archiwizacja całej dokumentacji związanej z postępowaniem przetargowym zarówno w wersji elektronicznej jak i papierowej,
Wymagania konieczne wobec kandydatów:
– Wykształcenie wyższe magisterskie o kierunku turystyka i rekreacja (potwierdzone dyplomem ukończenia szkoły wyższej),
– Minimum 5-letnie doświadczenie w pracy w turystyce,
– Doświadczenie w tworzeniu i nadzorowaniu prac nad opracowywaniem wydawnictw turystycznych,
– Doświadczenie w zakresie przygotowywania dokumentów i przeprowadzania postępowań w oparciu o Prawo Zamówień Publicznych dot. opracowywania i druku wydawnictw,
– Bardzo dobra znajomość i umiejętność doboru parametrów technicznych stosowanych w wydawnictwach turystycznych,
– Bardzo dobra znajomość obsługi komputera (MS Office: Outlook, Word, Excel),
– Bardzo dobra znajomość ustawy Prawo Zamówień Publicznych,
– Kreatywność, duża odporność na stres, otwartość na zmiany,
– Nastawienie prospołeczne, rozwinięte zdolności interpersonalne i umiejętność pracy w zespole, komunikatywność i samodzielność w działaniu, umiejętność strategicznego myślenia i działania, zdolność analizowania sytuacji, dostrzegania relacji, porównywania danych i wyciągania wniosków, efektywnego organizowania pracy własnej, sumienność i terminowość wykonywania zadań.
Wymagania pożądane wobec kandydata:
– Prawo jazdy kat. B
– Znajomość języków obcych (angielski, niemiecki) w stopniu co najmniej komunikatywnym
Oferujemy:
– Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę,
– Wymiar czasu pracy – 1/2 etatu w okresie 01.04.2015-31.12.2015,
– Możliwość rozwoju zawodowego w branży turystycznej.
Miejsce pracy – Kielce
Kandydaci proszeni są o złożenie następujących dokumentów:
1. CV zawierające aktualne zdjęcie kandydata wraz z listem motywacyjnym,
2. Dokumenty poświadczające wykształcenie oraz inne przydatne umiejętności w tym ukończone kursy i szkolenia – kopie poświadczone za zgodność z oryginałem,
3. Dokumenty poświadczające doświadczenie np. w zakresie opracowania wydawnictw turystycznych itp. – kopie poświadczone za zgodność z oryginałem
4. Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku
o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.),
5. Oświadczenie o niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie oraz o pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystaniu z pełni praw publicznych, według wzoru stanowiącego załącznik do niniejszego ogłoszenia.
Dopuszcza się składanie ofert tylko w formie pisemnej, pocztą lub osobiście pod adresem:
Regionalna Organizacja Turystyczna Województwa Świętokrzyskiego
Biuro Projektu Trasy Rowerowe w Polsce Wschodniej – promocja
ul. Ściegiennego 2 lokal 39, 25-033 Kielce (Wojewódzki Dom Kultury)
do dnia 25.03.2015 do godz. 1600.
Oferta powinna zostać opakowana w zaklejoną kopertę, tak aby nie można było zapoznać się z jej treścią do czasu otwarcia oferty, z dopiskiem o treści „Oferta pracy na stanowisko – Specjalista do spraw wydawnictw i materiałów promocyjnych.
W przypadku ofert przesłanych za pośrednictwem poczty, koperta może zawierać wskazanie imienia
i nazwiska oferenta oraz adres zwrotny. Za termin wpłynięcia oferty uznaje się datę wpływu do Biura Zarządu ROT.
Rekrutacja zostanie przeprowadzona w dwóch etapach:
1. Ocena spełnienia przez kandydatów wymogów formalnych
2. Rozmowa kwalifikacyjna a z kandydatami
Celem rozmowy kwalifikacyjne będzie weryfikacja posiadanych kompetencji w szczególności umiejętności określonych jako pożądane dla przedmiotowego stanowiska pracy.
Kandydatury osób, które nie złożyły wszystkich wymaganych dokumentów lub informacje zawarte
w dokumentach nie potwierdzają wymagań zawartych w konkursie zostaną odrzucone.
Regionalna Organizacja Turystyczna Województwa Świętokrzyskiego zastrzega sobie możliwość kontaktu jedynie z wybranymi kandydatami.
Z kandydatami, którzy zostali zakwalifikowani do kolejnego etapu rekrutacji przeprowadza się rozmowę kwalifikacyjną.
ROTWŚ zastrzega sobie prawo do zamknięcia rekrutacji bez wyboru konkretnego kandydata.
Uwaga!
Rozmowy kwalifikacyjne planowane są w dniach 27- 30 marca. Przybliżony termin rozpoczęcia pracy – 1 kwietnia 2015 r.
Kontakt:
Regionalna Organizacja Turystyczna Województwa Świętokrzyskiego
(Wojewódzki Dom Kultury)
ul. Ściegiennego 2
25-033 Kielce
tel. 41 361 80 57
www.rot.swietokrzyskie.travel
Osoba do kontaktu: Anna Drzewiecka, tel. 41 361 80 57 wew. 80