fbpx
 

Kompleksowa organizacja 10 eventów plenerowych pn. „W RYTMIE SLOW, W KOLORZE SILVER”

13 cze Kompleksowa organizacja 10 eventów plenerowych pn. „W RYTMIE SLOW, W KOLORZE SILVER”

Posted at 13:34h in Bez kategorii by

Kielce, 13 czerwca 2025

 

ZAPROSZENIE DO UDZIAŁU W ZAPYTANIU OFERTOWYM

 

Regionalna Organizacja Turystyczna Województwa Świętokrzyskiego zaprasza do udziału w zapytaniu ofertowym na

kompleksową organizację 10 eventów plenerowych pn. „W RYTMIE SLOW, W KOLORZE SILVER”  w terminach i miejscach wyszczególnionych poniżej:

  • 11 lipca 2025 r. – Hel
  • 12 lipca 2025 r. – Jastarnia
  • 13 lipca 2025 r. – Władysławowo
  • 14 lipca 2025 r. – Łeba
  • 15 lipca 2025 r. – Ustka
  • 18 lipca 2025 r. – Darłówek
  • 19 lipca 2025 r. – Międzywodzie
  • 20 lipca 2025 r. – Dziwnów
  • 21 lipca 2025 r. – Międzyzdroje
  • 22 lipca 2025 r. – Świnoujście

*zastrzega się, że z przyczyn niezależnych od Zamawiającego w trakcie trwania projektu niektóre miasta mogą zostać zamienione na inne.

Zadanie (częściowo) realizowane jest w ramach projektu pt. KAMPANIA PROMOCYJNA  WOJEWÓDZTWA ŚWIĘTOKRZYSKIEGO „W RYTMIE SLOW, W KOLORZE SILVER”

I ZAMAWIAJĄCY:

  1. Nazwa i adres zamawiającego: Regionalna Organizacja Turystyczna Województwa Świętokrzyskiego, ul. Henryka Sienkiewicza 78 /IVP/2, 25-501 Kielce
  2. NIP: 959-15-41-978

II PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

Za kompleksową organizację 10 eventów plenerowych pn. „W RYTIE SLOW, W KOLORZE SILVER”  w terminach i miejscach wyszczególnionych powyżej Zamawiający uważa:

  1. OBSŁUGĘ TECHNICZNĄ STREFY AGROTURYSTYCZNEJ I KAPSUŁY 5D

(MONTAŻ, DEMONTAŻ, TRANSPORT) PODCZAS 10 WYSZCZEGÓLNIONYCH EVENTÓW, KTÓRA OBEJMUJE W SZCZEGÓLNOŚCI:

  • Zakup namiotu promocyjnego na stelażu o wymiarach 3x3x2,30m obrandowanego zdjęciami i/lub logami regionu świętokrzyskiego. Projekt namiotu (brandingu) dostarczy zamawiający.
  • Transport wszystkich elementów strefy z miejsca przechowywania (magazynu ROT) na miejsce imprezy plenerowej pojazdem gwarantującym jego bezpieczne przewiezienie.:
  • Dwa namioty na stelażu o wymiarach 3x3x2,30m,
  • 3 x lada o wymiarach 100×50 cm,
  • 3 x hoker,
  • 6 x leżak plażowy,
  • 1 x stolik kawowy,
  • 4 x pufa
  • materiały promocyjne (wydawnictwa i gadżety) o masie około 500kg (+/- 100 kg)
  • regionalne produkty żywnościowe (suche) np. miody, śliwki w czekoladzie, jabłka, soki, wody, itp.
  • Kapsuła 5D – mobilne kino o następujących wymiarach: szerokość; 2,30 m, szerokość z rozłożonymi schodami; 3 m, długość 8m+ hak (1,5 m)- 9,5 m, wysokość 3,0 m, masa 2 500 kg. Zdjęcia kapsuły w załączeniu.
  • Montaż strefy wraz ze wszystkimi podłączeniami elektrycznymi obejmujący montaż kina 5D, namiotów, lad oraz rozładunek materiałów promocyjnych – każdego dnia do godziny 14.00.
  • Demontaż wszystkich elementów strefy oraz podłączeń elektrycznych po zakończonej imprezie plenerowej – każdego dnia po godzinie 21.00.
  • Transport wszystkich elementów strefy w miejsce kolejnej imprezy.
  • Transport wszystkich elementów strefy do magazynu ROT po zakończeniu ostatniej imprezy tj. dnia 23 lipca 2025 roku.
  • Wykonawca zobowiązuje się do udzielania Zamawiającemu wszelkiej pomocy technicznej (serwisu elektronicznego, informatycznego, wiązki elektrycznej, punktów świetlnych, oraz serwisu związanego z montażem strefy) w trakcie trwania imprezy (maksymalnie w ciągu 20 minut od momentu zgłoszenia problemu) poprzez osoby pozostające w dyspozycji Wykonawcy w trakcie trwania imprezy.
  1. ORGANIZACJĘ UDZIAŁU 2 PRZEDSTAWICIELI ROTWŚ    W 10 WYSZCZEGÓLNIONYCH EVENTACH PLENEROWYCH:

Transport:

Pokrycie kosztów transportu 2 przedstawicieli ROTWŚ na trasie:

  1. Kielce – Jastarnia – Władysławowo – Łeba – Ustka – Darłówek – Międzywodzie – Dziwnów – Międzyzdroje – Świnoujście – Kielce.

Wykonawca pokrywa koszty paliwa, płatności za przejazd autostradami, drogami ekspresowymi i krajowymi, na których obowiązuje elektroniczny system poboru opłat, parkingi, oraz ponosi inne opłaty związane z transportem i niezbędne w celu wykonania usługi.

Zakwaterowanie:

  1. Zagwarantowanie 2 przedstawicielom ROTWŚ noclegów w hotelu (o standardzie minimum 2 gwiazdkowym), pensjonacie, apartamencie lub gospodarstwie agroturystycznym ze śniadaniem, w miejscowości, w której odbywa się event lub w miejscowości oddalonej od miejsca eventu o maksymalnie 100 km.
  2. Przedstawiciele ROTWŚ powinni zostać zakwaterowani w pokojach 1 osobowych. W sytuacjach wyjątkowych dopuszcza się zakwaterowanie w pokojach 2 osobowych. Wszystkie pokoje powinny posiadać łazienkę z prysznicem lub wanną.

Ilość osób:

Zamawiający przewiduje, że z usługi w terminach podanych powyżej skorzystają 2 osoby. Zamawiający zastrzega sobie prawo zwiększenia liczby osób o maksymalnie 2 osoby. Ostateczną listę osób Zamawiający przekaże, najpóźniej na 5 dni przed datą rozpoczęcia realizacji usługi.

  1. OBSŁUGĘ 10 WYSZCZEGÓLNIONYCH EVENTÓW:
  • Zagwarantowanie obsługi Kapsuły 5D oraz namiotów promocyjnych podczas wszystkich 10 wyszczególnionych eventów w godzinach 15.00-21.00. Minimum 2 osoby.
  • Przeprowadzenie 1 konkursu wiedzy o regionie podczas każdego z 10 wyszczególnionych eventów.
  • Przygotowanie i przeprowadzenie degustacji produktów regionalnych podczas każdego z 10 wyszczególnionych eventów.

III OKRES REALIZACJI

Przewidywany czas realizacji zamówienia: od dnia zawarcia umowy do dnia 23 lipca 2025 roku.

IV WYKONAWCA/ZAMAWIAJĄCY:

Wykonawca powinien dysponować odpowiednią, wyspecjalizowaną kadrą posiadającą niezbędną wiedzę, umiejętności i doświadczenie w zakresie kompleksowej organizacji eventów i/lub targów turystycznych.

  1. KRYTERIA OCENY OFERT:

Kryterium oceny ofert jest cena – 100%. Cena podana w ofercie powinna uwzględniać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia. Nie dopuszcza się negocjacji treści oferty z wykonawcą.

  1. SPOSÓB ODPOWIEDZI NA ZAPYTANIE OFERTOWE:

Odpowiedzi na zapytania proszę przesłać na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 w formie elektronicznej (skan z podpisami) na adres e-mailowy: a.szczawurska@swietokrzyskie.travel  

VII. TERMIN NADSYŁANIA ODPOWIEDZI

Termin nadsyłania odpowiedzi na zapytanie upływa: 20 czerwca 2025 r.

VIII. INFORMACJA O WYBORZE OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ I UDZIELENIU ZAMÓWIENIA

Stosowna informacja pojawi się na stronie internetowej Zamawiającego po ocenie ofert i udzieleniu zamówienia.

  1. POZOSTAŁE POSTANOWIENIA

Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania w każdej chwili bez podania przyczyny.

  1. ZAŁĄCZNIKI

Formularz odpowiedzi na zapytanie ofertowe.