ZAPROSZENIE DO UDZIAŁU W ZAPYTANIU OFERTOWYM – przeprowadzenie kampanii promocyjnej portalu Green Velo w mediach społecznościowych

ZAPROSZENIE DO UDZIAŁU W ZAPYTANIU OFERTOWYM – przeprowadzenie kampanii promocyjnej portalu Green Velo w mediach społecznościowych

Kielce, 21 listopada 2019 r.

 

ZAPROSZENIE DO UDZIAŁU W ZAPYTANIU OFERTOWYM

 Regionalna Organizacja Turystyczna Województwa Świętokrzyskiego zaprasza do udziału w zapytaniu ofertowym na

przeprowadzenie kampanii promocyjnej portalu Green Velo (www.greenvelo.pl) w mediach społecznościowych (Facebook i Instagram)

 

I ZAMAWIAJĄCY:

  1. Nazwa i adres zamawiającego: Regionalna Organizacja Turystyczna Województwa Świętokrzyskiego, 25-033 Kielce, ul Ściegiennego 2/32.
  2. NIP: 959-15-41-978

 

II PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

  1. Przedmiotem zamówienia jest zaplanowanie i przeprowadzenie kampanii
    w mediach społecznościowych (Facebook i Instagram) z wykorzystaniem prowadzonych przez Zamawiającego na ww. portalach fanpage’y i kont firmowych:

    1. https://www.instagram.com/green_velo
    2. https://www.facebook.com/greenvelo
  2. Termin realizacji kampanii: od dnia podpisania umowy  do 20 grudnia 2019 r.
  3. Budżet kampanii: 9 tys. złotych brutto (całkowity budżet kampanii uwzględniający kampanię postów sponsorowanych, koszty operacyjne i wynagrodzenie Wykonawcy).
  4. Cel kampanii:
    1. zachęcenie użytkowników portali społecznościowych do zaplanowania wycieczek w sezonie rowerowym 2020 na Szlaku Green Velo lub w jego korytarzu (obszar do 20 kilometrów od dowolnego miejsca na Szlaku);
    2. zachęcenie użytkowników portali społecznościowych do planowania wycieczek i pobytu na Szlaku z wykorzystaniem funkcjonlaności portalu www.greenvelo.pl i aplikacji mobilnej Green Velo, w szczególności interaktywnej mapy i planera tras.
  5. Wschodni Szlak Rowerowy Green Velo – to najdłuższy spójnie oznakowany szlak rowerowy w Polsce; przebiega przez pięć województw w Polsce Wschodniej (warmińsko-mazurskie, podlaskie, lubelskie, podkarpackie i świętokrzyskie); szczegółowe informacje na temat Szlaku, jego infrastruktury i walorów znajdują się na stronie https://greenvelo.pl/informacje-ogolne .
  6. Grupa docelowa kampanii:
    1. mieszkańcy miast w województwach: warmińsko-mazurskim, podlaskim, lubelskim, podkarpackim i świętokrzyskim powyżej 150 000 mieszkańców oraz mieszkańcy największych miast polskich miast wojewódzkich (zwłaszcza Warszawa, Gdańsk, Wrocław, Kraków, Łódź, aglomeracja śląska);
    2. osoby mobilne, często podróżujące, preferujące zdrowy styl;
    3. wiek: 22-50 lat;
    4. osoby uprawiające turystykę rowerową (jako aktywność pierwszego wyboru lub jako uzupełnienie pobytu turystycznego).
  7. Zakres działań Wykonawcy w ramach kampanii:
    1. stworzenie we współpracy z Zamawiającym bieżącej strategii, harmonogramu działań i publikacji postów na cały okres współpracy:
  • ogólny harmonogram powinien zostać przedstawiony do akceptacji Zamawiającego w ciągu dwóch dni roboczych od dnia udzielenia zamówienia;
  • Wykonawca będzie zobowiązany do przesłania do akceptacji Zamawiającego scenariusza postów (treść postu, grafika/video) do czwartku do godz. 13:00 w tygodniu poprzedzającym tydzień ujęty w harmonogramie; Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego uwzględnienia uwag Zamawiającego; Zamawiający zobowiązuje się do ścisłej współpracy z Wykonawcą w celu ustalenia ostatecznego harmonogramu postów do piątku do godz. 16:00;
    1. posty:
  • publikacja min. 4 postów tygodniowo, z czego co najmniej 2 posty mają uzyskać zasięg płatny na poziomie min. 25 000 użytkowników;
    1. treści:
  • dbałość o konwersję między stroną internetową i mediami społecznościowymi (np. z wykorzystaniem analizujących ruch wtyczek); skorelowanie strony internetowej i mediów społecznościowych;
  • dostosowanie publikowanych treści pod aktualnie panujące trendy w social media;
  • aktywne przygotowanie materiałów;
  • tworzenie użytecznych, unikalnych i angażujących treści;
  • dostosowanie postów pod aktualnie panujące trendy w social media;
    1. bieżąca komunikacja ze społecznością w komentarzach oraz za pomocą wiadomości do strony;
    2. opieka graficzna nad całością treści pojawiających się na stronie zgodnie
      z przyjętą identyfikacją wizualną marki Green Velo; Zamawiający posiada bank zdjęć Szlaku, który udostępni na czas realizacji zamówienia; dodatkowo Zamawiający wymaga od Wykonawcy wykorzystania w kampanii minimum 10 własnych, odpowiednio dobranych zdjęć;
    3. profesjonalne zarządzanie kampaniami sponsorowanymi.
  1. Wszystkie określone w pkt. 7 działania realizowane będą w porozumieniu
    z Zamawiającym.
  2. Wykonawca przygotuje raport zbiorczy z przeprowadzonej kampanii; raport powinien zawierać przede wszystkim informacje o:
    1. całkowitym zasięgu postów;
    2. segmentacji kampanii;
    3. najlepszych postach (postach o największym zasięgu, postach tworzących największe zaangażowanie);
    4. ilość przekierowań z postów na stronę www.greenvelo.pl.

 

III WYKONAWCA/ZAMAWIAJĄCY:

  1. Wykonawca powinien dysponować odpowiednią, wyspecjalizowaną kadrą posiadającą niezbędną wiedzę, umiejętności i doświadczenie w zakresie realizacji kampanii marketingowych w mediach społecznościowych.
  1. Zamawiający zastrzega sobie prawo oceny i modyfikacji proponowanych strategii i rozwiązań.

 

IV. KRYTERIA OCENY OFERT:

Maksymalnie Zamawiający może przyznać 100 punktów. Zamówienie udzielone zostanie Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów. Punkty przyznawane będą według następujących kryteriów:

 

1. Kryterium wykorzystania budżetu kampanii na kampanię postów sponsorowanych – maksymalnie 10 pkt.

W kryterium ocenie podlegać będzie wartość procentowa budżetu całej kampanii, która przeznaczona zostanie na posty sponsorowane.

Kryterium liczone wg wzoru:

 

zaoferowany % wykorzystania budżetu

kampanii na posty sponsorowane

———————————————-  x 10 = liczba punktów

     100% wykorzystania budżetu

     kampanii na posty sponsorowane

 

W obliczaniu liczby punktów Zamawiający uwzględni wartości do drugiego miejsca po przecinku.

 

2. Zadeklarowany zasięg kampanii (łącznie organiczny i płatny) w mediach społecznościowych mierzony wskaźnikiem użytkowników znajdujących się w zasięgu kampanii – maksymalnie 30 pkt.

W tym kryterium ocenie podlegać będzie zadeklarowana w formularzu oferty ilość użytkowników objętych zasięgiem kampanii.

Kryterium liczone wg wzoru:

Liczba użytkowników oferty badanej

———————————————-  x 100 pkt. x 30% = liczba punktów

     Największa zadeklarowana liczba użytkowników

 

3. Umiejętność przygotowania treści do postów – maksymalnie 40 pkt.

W tym kryterium ocenie podlegać będzie atrakcyjność przygotowanych treści, zgodność postów z celami kampanii i założeniami określonymi w niniejszym zamówieniu. Ocenie podlegać będą następujące kryteria:

  • copywriting – umiejętność tworzenia treści nastawionych na realizację celów kampanii zgodnie z wymogami mediów społecznościowych (od 0 do 20 punktów)
  • umiejętność skorelowania treści postów ze stroną www.greenvelo.pl – wykorzystanie zasobów portalu do budowy treści zachęcających do odwiedzin serwisu (od 0 do 20 punktów)

Ocenie podlegać będą posty przedstawione do oceny Zamawiającego w formularzu oferty. W ofercie należy przedstawić treść (zawierającą wszystkie elementy, takie jak tekst, linki, emotikony) oraz proponowane elementy graficzne.

Kryterium będzie oceniane przez zespół powołany przez dyrektor biura Zarządu Regionalnej Organizacji Turystycznej Województwa Świętokrzyskiego. Zespół będzie składał się z trzech osób. Każdy z członków zespołu dokona oceny na indywidualnej karcie. Podany wynik będzie odzwierciedleniem średniej punktów przyznanych w ramach ocenianych podkryteriów przez poszczególnych członków zespołu.

 

4. Doświadczenie w realizacji kampanii – maksymalnie 20 punktów

W tym kryterium ocenie podlegać będzie ilość zrealizowanych w przeciągu ostatnich 36 miesięcy kampanii w mediach społecznościowych w miesięcznym budżecie min. 5 tys. złotych brutto. Wykonawca deklaruje ilość zrealizowanych kampanii w formularzu oferty. Na etapie oceny ofert Wykonawca z najwyższą liczbą punktów wynikającą ze złożonej oferty proszony będzie o udokumentowanie deklarowanego doświadczenia.

Punkty przyznawane będą według przedziałów:

Brak zrealizowanych kampanii w określonym czasie – 0 pkt.

Od 1 do 3 zrealizowanych kampanii –5 pkt.

Od 4 do 7 zrealizowanych kampanii – 7 pkt.

Od 8 do 9 zrealizowanych kampanii – 15 pkt.

10 lub więcej zrealizowanych kampanii – 20 pkt.

 

V. SPOSÓB ODPOWIEDZI NA ZAPYTANIE OFERTOWE:

  1. Odpowiedzi na zapytania cenowe proszę przesłać na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 w formie elektronicznej (skan z podpisami) na adres e-mailowy m.oselka@swietokrzyskie.travel .

 

VI. TERMIN NADSYŁANIA ODPOWIEDZI

  1. Termin nadsyłania odpowiedzi na zapytanie upływa: 28 listopada o godz. 15:00.

 

VII. INFORMACJA O WYBORZE OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ I UDZIELENIU ZAMÓWIENIA

  1. Stosowna informacja pojawi się na stronie internetowej Zamawiającego po ocenie ofert i udzieleniu zamówienia.

 

VIII. POZOSTAŁE POSTANOWIENIA

  1. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania w każdej chwili bez podania przyczyny.

 

IX. ZAŁĄCZNIKI

  1. Formularz odpowiedzi na zapytanie ofertowe.

 

 

Informacja o wyborze oferty najkorzystniejszej

1 Comment
  • Paweł Świcarz
    Posted at 12:04h, 26 listopada Odpowiedz

    Dzień dobry,
    w celu doprecyzowania przedmiotu zamówienia zwracam się z następującymi pytaniami:
    – jaki jest dokładny czas trwania kampanii? zakres dat lub ilość dni (niezbędne do oszacowania nakładu pracy i ilości postów)
    – czy Zamawiający wskazuje inne mierzalne efekty kampanii konieczne do osiągnięcia poza wskazanym zasięgiem 25 000 min. 2 postów tygodniowo?
    – czy kampania prowadzona jest z kont reklamowych Zamawiającego czy Wykonawcy?

    Pozdrawiam,

Zostaw komentarz