ROT Świętokrzyskie - Biuro projektu
 
 
 
 
 
Filmy promocyjne na Youtube
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Biuro projektu
Regionalna Organizacja Turystyczna Województwa Świętokrzyskiego

Biuro Zarządu ROT Świętokrzyskie
Wojewódzki Dom Kultury
ul. Ściegiennego 2 pok. 32
25-033 Kielce
tel./fax. (041) 361-80-57

Regionalne Centrum Informacji Turystycznej
tel. (041) 348-00-60


SKŁAD BIURA PROJEKTU:

  Koordynator projektu- Małgorzata Wilk-Grzywna

Zakres odpowiedzialności koordynatora projektu:
1.    realizacja projektu na warunkach określonych w umowie o dofinansowanie projektu oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami;
2.    monitoring rzeczowy projektu, tj. monitorowanie postępu realizacji zakresu merytorycznego zaplanowanych działań i zadań i ich zgodności z harmonogramem oraz niezwłoczne zawiadamianie zarządu  ROT WŚ o uchybieniach i nieprawidłowościach związanych z realizacją projektu, a także o wszelkich sytuacjach mogących mieć istotny wpływ na dalszy jego przebieg;
3.    wypełnianie obowiązków przełożonego w odniesieniu do pracowników projektu;
4.    odpowiedzialność za osiągnięcie rezultatów projektu i ich utrzymanie w okresie trwałości;
5.    udział w kontrolach przeprowadzanych w związku z realizacją projektu przez Instytucję finansującą oraz inne uprawnione instytucje w okresie realizacji i trwałości projektu, w tym wyjaśnianie wątpliwości i przygotowywanie pisemnych wyjaśnień.



 Koordynator ds.  formalno - finansowych - Anna Mandziuk

Zakres obowiązków koordynatora  ds. formalno- finansowych:

1.    przygotowanie oraz realizacja procedur prawidłowej realizacji projektu w zakresie rzeczowo-finansowym;
2.    przygotowywanie i składanie wniosków o płatność do Instytucji Finansującej, zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie
3.    przygotowywanie korekty wniosków o płatność projektu zgodnie z uwagami Instytucji finansującej;
4.    terminowe składanie sprawozdań, informacji i innych wymaganych dokumentów dotyczących realizacji projektu, zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie do Instytucji finansującej;
5.    udzielanie wyjaśnień w zakresie właściwego dokumentowania wydatków i rozliczania kosztów w poszczególnych kategoriach – w zakresie prowadzonych spraw;
6.    pozyskiwanie i archiwizacja dokumentacji finansowo-księgowej;
7.    pozyskiwanie i gromadzenie wszelkich informacji o stanie realizacji projektu;
8.    przygotowywanie informacji dotyczących postępu rzeczowo - finansowego projektu;
9.    monitoring postępu finansowego realizacji projektu, tj. monitorowanie wydatków zgodnie z harmonogramem realizacji projektu i/lub harmonogramem rzeczowo - finansowym projektu, gromadzenie informacji o poziomie wykorzystania środków w poszczególnych zadaniach harmonogramu realizacji projektu oraz stopniu wykorzystania dotacji;
10.    udział w kontrolach przeprowadzanych w związku z realizacją projektu przez Instytucję finansującą oraz inne uprawnione instytucje w okresie realizacji i trwałości projektu, w tym wyjaśnianie wątpliwości i przygotowywanie pisemnych wyjaśnień.
11.    realizacja innych zadań zlecanych przez kierownika projektu w zakresie posiadanych kompetencji.


 Koordynator ds. Funduszu Filmowo- Promocyjnego - Adam Dąbek


Zakres obowiązków Koordynatora ds. Funduszu filmowo- Promocyjnego :
1.    doradztwa i pomocy w negocjacjach ROT WŚ z producentami filmowymi w zakresie warunków PP regionu świętokrzyskiego w produkcjach filmowych
2.    bieżącego w imieniu ROT WŚ kontaktu z producentami wykonawczymi produkcji objętych dofinansowaniem w ramach projektu
3.    opiniowania projektów zgłaszanych do ROT WŚ do celów PP regionu
4.    opiniowania zgłaszanych wybranych scenariuszy filmowych, w razie konieczności opracowania własnych (autorskich) propozycji scenariuszowych korzystnych dla regionu świętokrzyskiego
5.    w imieniu ROT WŚ wyboru miejsc plenerowych (PP) w realizowanych produkcjach filmowych /m.in. w imieniu ROT WŚ negocjacje w tym zakresie z producentami/
6.    przeprowadzenia objazdów lokacyjnych celem wyboru, ustalenia i sprawdzenia miejsc, które będą PP regionu świętokrzyskiego w filmie ( a) objazdy ze scenografem ze strony producenta, b) objazdu z ekipą reżysera i operatora ), w tym do wskazania jak najlepszych dla PP ujęć
7.    pomocy przy organizacji miejsc plenerowych (m.in. koordynacja działań oraz kontakt między gospodarzami miejsca - np. władzami gminy czy miejscowości - a producentem wykonawczym organizującym plan)
8.    roli kontrolnej i dyscyplinującej na planach filmowych w zakresie odpowiedniej realizacji PP (m.in. realizacji odpowiednich ujęć pod kątem wizualnej obecności regionu w filmie)
9.    w imieniu ROT WŚ kontaktu z mediami: bieżące informowanie o działaniach w ramach projektu, o planach filmowych, organizowanie konferencji prasowych na planie itd.
10.    przygotowywania materiałów prasowych o działaniach w ramach projektu

 Koordynator ds. PR,  kontaktów z mediami oraz organizacji wizyt studyjnych - Jarosław Panek/Aniceta Adamczak-Łypacz

 
Zakres obowiązków Koordynatora ds. PR, kontaktów z mediami, wizyt studyjnych”
1.    Public relations.
2.    Przygotowanie i dystrybucja materiałów prasowych;
3.    Pisanie i redagowanie artykułów i informacji dotyczących realizacji poszczególnych działań  związanych z turystyka i promocja turystyczna Regionu Świętokrzyskiego
4.    Prowadzenie działań mających na celu promowanie projektu w mediach elektronicznych;
5.    Aktualizacja treści znajdujących się na portalu/stronie internetowej projektu;
6.    Przygotowanie i organizacja eventów promocyjnych, w szczególności związanych z produkcjami  telewizyjnymi
7.    Pisanie i redagowanie artykułów i informacji dotyczących realizacji poszczególnych działań  projektu, w szczególności produkcji filmowych, programów telewizyjnych, felietonów i spotów
8.    Przygotowanie i organizacja targów turystycznych Agrotravel oraz wydarzeń około targowych dla wskazanych imprez targowych,
9.    Przygotowanie i organizacja wizyt studyjnych i eventów promocyjnych,
10.    Przygotowanie szkoleń i konferencji w tym  informujących o wybranych działaniach projektowych, i produktach  powstałych w efekcie realizacji projektu

 Koordynator ds. wydawnictw - Anna Strzelecka


Zakres obowiązków Koordynatora ds. wydawnictw

1.    zarządzanie bazą zdjęć fotograficznych polegające m.in. na pozyskiwaniu nowych    fotografii na potrzeby powstających wydawnictw, katalogowaniu fotografii zgodnie z przyjętymi zasadami
2.     przygotowywanie niezbędnych dokumentów do postępowań ofertowych
3.    nadzór nad prawidłowym wykonaniem zamówień zgodnym z zapytaniami ofertowymi,
4.    koordynacja dystrybucji wydawnictw i materiałów promocyjnych,
5.    stały  kontakt z centrami i punktami informacji turystycznej w celu diagnozy zapotrzebowania na materiały promocyjne/wydawnictwa,
6.    wsparcie Regionalnego Centrum Informacji Turystycznej w charakterze informatora turystycznego,
7.    udział w targach turystycznych i eventach promujących Województwo Świętokrzyskie,
8.    aktualizacja strony internetowej www.rot.swietokrzyskie.travel,
9.    kontakt z członkami Organizacji w celu uzyskania opinii na temat powstających wydawnictw, uwzględnianie uwag i sugestii w tworzonych wydawnictwach,
10.    koordynacja działań związana z tworzeniem wydawnictw – kontakty z wykonawcami, wnoszenie uwag i poprawek do projektów wydawnictw oraz w trakcie ich tworzenia, przygotowywanie informacji do zamieszczenia w stopkach redakcyjnych, dobór fotografii - w szczególności w trakcie tworzenia wydawnictw: „Świętokrzyska Kraina Plenerów Filmowych”, „Świętokrzyskie, zamki, pałace i dwory”, „Katalog produktów turystycznych” – wersja niemiecka, mapka „Świętokrzyskie zamki, pałace i dwory”, ulotka „Kielce”.



Koordynator ds. informacji turystycznej - produkty telewizyjno- filmowe - Magdalena Kowalczyk


Zakres obowiązków Koordynatora ds. informacji turystycznej:

1.    prowadzenie działań informacyjnych w Regionalnym Centrum Informacji Turystycznej mających na celu promocję Świętokrzyskiego, jako Krainy plenerów filmowych,
2.    promowanie produktów projektu na stronie www. swietokrzyskie.travel na portalach społecznościowych oraz w mediach elektronicznych,
3.    Obsługa turystów odwiedzających RCIT,
4.    Aktualizacja danych na portalach internetowych,
5.     Obsługa kanałów społecznościowych oraz portali   lokalnych
6.     Aktualizacja danych na portalu Piękny Wschód
7.    Organizacja wizyt studyjnych – obsługa    przewodnicka, tłumaczenie
8.     Obsługa i koordynacja targów krajowych i   zagranicznych
9.     Współpraca z jednostkami CIT/PIT w regionie  oraz koordynacja procesu certyfikacji
10.     Współpraca z ROT w zakresie organizacji   eventów   i wydarzeń promocyjnych
11.     Współpraca z mediami, ekipami telewizyjnymi,   działem wydawnictw ROT
12.     Działania związane z promocją  „Świętokrzyskiej Krainy Plenerów Filmowych”: informowanie oraz zachęcanie turystów  do zwiedzania regionu  śladami ekip filmowych; organizacja wizyt studyjnych dziennikarzy;  koordynacja pobytu ekip filmowych; pomoc logistyczna i merytoryczna na planie filmów „Gabriel” oraz „Ojciec Mateusz

 Obsługa księgowa - Rafał Starmach


Zakres obowiązków obsługi księgowej :
1.    prowadzenie ewidencji księgowej (Księgi rachunkowe: ewidencja kosztów i przychodów Projektu),
2.    prowadzenie rejestru kasowo-bankowego Projektu,
3.    dokonywanie rozliczeń rozrachunków z kontrahentami i pracownikami,
4.    obsługa kadrowa i płacowa pracowników i kontrahentów związanych z realizacją Projektu (prowadzenie akt osobowych, sporządzanie list płac, umów, aneksów, wydawanie zaświadczeń itp.),
5.    sporządzanie i wysyłka deklaracji ZUS, PIT w części dot. pracowników i zleceniobiorców projektu .

 Obsługa prawna - Marcin Polit

Zakres obowiązków obsługi prawnej :
1.    znajomość i realizacja obowiązków wynikających z przepisów ustawy Pzp oraz umowy o dofinansowanie projektu i wskazanych w niej dokumentów;
2.    prowadzenie spraw przetargowych
3.    uczestniczenie w realizacji obowiązków beneficjenta w zakresie wdrażania projektu pod katem obowiązującego prawa wspólnotowego i krajowego;
4.    współpraca w trakcie kontroli uprawnionych Instytucji – wyjaśnianie wątpliwości, przygotowanie pisemnych wyjaśnień – w zakresie prowadzonych spraw;
5.    bezpośrednia współpraca z Działem Zamówień Publicznych PW w zakresie zadań realizowanych w projekcie;
6.    sporządzanie aktualizacji dokumentów aplikacyjnych oraz załączników do umowy o dofinansowanie;
7.    realizacja innych zadań zlecanych przez kierownika projektu w zakresie posiadanych kompetencji.
8.    realizacja obowiązków w zakresie promocji projektu;
9.    ścisła współpraca z kierownikiem projektu;
10.    realizacja innych zadań zlecanych przez kierownika projektu w zakresie posiadanych kompetencji.